Waarom handmatig doen wat automatisch kan?

Met een korte analyse breng ik je tijdrovende processen in kaart en bied ik concrete oplossingen aan die je team direct efficiënter maken.

Lees meer

Plan een consult

MIJN PROCES

Hoe Effycient-IT helpt je bedrijfsprocessen te automatiseren.

Automatiseren hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met deze gestructureerde aanpak krijg ik snel inzicht in waar binnen je organisatie tijd verloren gaat — en hoe we dat samen efficiënt kunnen oplossen, met minimale impact op je dagelijkse operatie.

Plan een consult

1

Gratis analyse

Kennismaking met het bedrijf.

In deze vrijblijvende analyse maak ik kennis met de organisatie en jullie werkwijze. Allereerst hebben we een intake om kennis te maken en eventuele vragen te beantwoorden. Vervolgens interview ik drie medewerkers uit verschillende rollen om inzicht te krijgen in hun dagelijkse taken. De interviews duren ongeveer 15-20 minuten per medewerker. Het doel is om repetitieve, tijdrovende processen te identificeren die in aanmerking komen voor automatisering en directe tijdwinst kunnen opleveren. Deze analyse is kosteloos en bedoeld om samen kansen te verkennen.

Duur: 1-2 dagen afhankelijk van beschikbaarheid van de medewerkers

2

Voorstel

Ik identificeer automatiseerbare processen

Na de interviews ontvang je een concreet overzicht met processen die in aanmerking komen voor automatisering. Per proces geef ik een inschatting van de tijdwinst en een eenvoudig ROI-overzicht: hoeveel tijd je team bespaart in verhouding tot de investering. Ook maak ik een concreet voorstel voor een automatiseringsproject die uitgevoerd kan worden. Op basis daarvan beslis je of we doorgaan. Besluit je om niet verder te gaan? Dan zijn er geen verdere kosten verbonden.

Duur: 2-7 dagen

3

Implementatie

Ontwikkeling van de automatisering

Na akkoord op het voorstel ga ik aan de slag met de ontwikkeling. De meeste automatiseringen zijn binnen 1 tot 2 weken gereed. Je ontvangt een werkende oplossing, inclusief een duidelijke uitleg, een korte demo en bijbehorende documentatie. Zo weet je precies hoe het werkt, wat je kunt verwachten, en kun je het eenvoudig integreren in je bestaande processen zonder afhankelijk te zijn van technische kennis.

Duur: 1-2 weken

4

Evaluatie

Samen evalueren we de uitkomst

Na oplevering plannen we een kort evaluatiemoment waarin we de resultaten bespreken. Is de automatisering waardevol gebleken? Zijn er andere processen waar je team nu kansen in ziet? Als het resultaat bevalt, kijken we samen naar een eventuele vervolgstap of uitbreidingen.

Duur: 20 minuten

Automatiserings toepassingen

Deze voorbeelden geven u een beeld van wat Effycient-IT kan betekenen voor je organisatie. Dit zijn slechts enkele voorbeelden van wat mogelijk is. Tijdens de intake gesprekken zullen we kijken naar use-cases specifiek voor jouw situatie.

Spreadsheets & Reports

  • Genereer rapporten automatisch vanuit bestaande data
  • Synchroniseer gegevens tussen Excel- of Google Sheets-bestanden
  • formatteer CSV’s zonder handmatig werk

Facturatie & Finance

  • Verstuur facturen en herinneringen automatisch
  • Synchroniseer factuurdata met boekhoudsoftware
  • Registreer betalingen automatisch in een spreadsheet

Bestandsbeheer

  • Sorteer en hernoem documenten automatisch op naam of datum
  • Genereer projectmappen met één klik
  • Converteer bestanden automatisch naar het juiste formaat

E-mails

  • Sorteer inkomende e-mails automatisch op onderwerp of afzender
  • Verstuur direct standaardantwoorden op veelgestelde vragen
  • Sla e-mailbijlagen automatisch op in de juiste map

Administratie & Operations

  • Registreer uren of activiteiten automatisch via een formulier of knop
  • Stuur herinneringen voor deadlines of openstaande taken
  • Automatiseer onboarding met mappen, accounts en checklists

Interesse?

Neem contact op!

Plan een consult

FAQs

Nee, in de eerste fase werken we volledig zonder toegang tot systemen. Alleen indien nodig wordt in overleg toegang gevraagd.
Dat is geen probleem. Ik leg alles uit in begrijpelijke taal en zorg dat je altijd inzicht hebt in wat er gebeurt.
Meestal slechts 20 minuten per medewerker. De hele analyse is vaak binnen 1 à 2 dagen afgerond. We kunnen samen afstemmen hoeveel tijd we voor de analysefase nemen.
Ik werk volgens strikte beveiligingsstandaarden. Alle gegevens worden vertrouwelijk behandeld en indien nodig geanonimiseerd.